Posts Tagged ‘Word mallar’

Finspångs kommun behövde nya tillgänglighetsanpassade dokumentmallar enligt WCAG, det vill säga det tillgänglighetsdirektiv som gäller för bland annat kommuner och myndigheter. Man hade tagit fram en ny grafisk profil och ville implementera denna samtidigt som man skapade lättanvända dokumentmallar.

Tillgänglighetsanpassade mallar

Rabarber fick uppdraget att hjälpa kommunen och skapade mallar för olika typer av Worddokument, bland annat för brev, kallelser, projektplan och rapporter.

Mallar för rapporter och projektplaner

Utöver vanliga mallar för ”kontorsdokument” skapade vi också mallar för informationsbrev och affischer. Den typen av mallar har val som gör det möjligt att välja mellan olika layouter för de dokument som skapas. Man kan till exempel enkelt infoga bilder från Finspångs kommuns egen bildbank.

Mallar för affischer och informationsbrev

Vi skapade också en enkel presentationslösning som gör att Finspångs kommuns grafiska manér även implementeras i de presentationer som skapas. Självklart är även presentationsmallen tillgänglighetsanpassad.

Tillgänglighetsanpassad presentationsmall som är lätt att använda.

Bold skapade formen och Rabarber mallar och verktyg när Svefa gjorde om sin grafiska identitet för presentationsmaterial och Wordmallar. Vi skapade en presentationsmall med tilläggsfunktionlitet, några olika Wordmallar samt en diagram- och tabellfunktion för Excel.

Svefas presentationslösning har bildbank och funktionalitet för diagram och tabeller.

Utöver de vanliga funktionerna i en presentationsmall, som att vi styr färgpalett, typsnitt och mallens olika layouter, finns en del tilläggsfunktioner som hjälper användarna att skapa snygga presentationer inom den grafiska profilen. I PowerPoint kan användarna också enkelt infoga en animerad startsida, välja mellan bilder i presentationsmallens bildbank och applicera färdiga teckenformat på texten på ett formatmallsliknande sätt.

När användaren startar Excel finns ett diagramverktyg som gör att det går snabbt och enkelt att skapa diagram som följer den grafiska profilen gällande allt man kan önska; färger, typsnitt, axlar och stödlinjer formateras automatiskt. Diagrammen kan sedan infogas i PowerPoint eller i Word, till exempel i Wordmallen för längre dokument. Den mallen har en funktion som gör att användaren kan välja mellan olika layouter för försättsbladet, styra om dokumentet har rubriknumrering eller inte samt infoga en sistasida med avvikande utseende.

I Svefas Wordmall för längre dokument kan användaren välja mellan olika utseenden på försättsbladet och skapa snygga sidor för alla typer av innehåll.

Advokatfirman Vinge kontaktade Rabarber i samband med att man skulle byta Office-version. Samtidigt ville man, en gång för alla, säkerställa att Officemallarna uppfyllde användarnas önskemål och krav. I samband med att vi gjorde om samtliga mallar gjordes också en del grafiska justeringar. Wordmallarna fick nya typsnitt och ny placering av logotypen samt ny sidfot. Vissa mallar uppdaterades också med nya försättsblad. Men huvudfokus var på funktionaliteten som behövde ses över totalt.

Vinges Wordmallar har många smarta funktioner

I samband med att vi gjorde om Advokatfirman Vinges Wordmallar beslöt man också att uppdatera sin presentationslösning. Lösningen har en bildbanksfunktion som bland annat säkerställer att användarna arbetar med rätt bilder i rätt upplösning men också att logotypen infogas ovanpå utfallande bilder.

Olika layouter i presentationslösningen

Även presentationsmallen har många smarta funktioner. Mallarna är anpassade för wideformat (16:9), men också för utskrift i liggande A4-format samt för det klassiska 4:3-formatet.

Layouterna i liggande A4-mallen har vit bakgrund och mindre text.

Presentationslösningen har bland annat funktionalitet för att hantera färger och bilder men också diagramfunktionalitet. Vidare har samtliga Vinges mallar funktioner för att infoga och hantera dokumentnummer och märkning av konfidentialitet.

Diagrammen kan skapas i Excel eller i PowerPoint

Rabarber har utvecklat Officemallar åt SOS Alarm som är specialutvecklade för att matcha de specifika behov som SOS Alarm har. I samtliga mallar styr vi förstås teckensnitt, layout och satsyta, färgpalett och allt annat man kan önska sig avseende en mall.

Wordmallarna har utöver det funktioner för att styra försättsblad, innehållsförteckningar och rubriknumrering. Man kan också välja vilket språk man ska skriva på och detta styr också den grundläggande dokumentinformationen så att den översätts automatiskt. Dokumenten säkerhetsklassificeras/informationsklassificeras också av mallarna.

Rapportmall åt SOS Alarm

Presentationslösningen består av en presentationsmall med olika layouter för olika typer av innehåll. Mallen har förstås färgpalett och teckensnittspalett. Till den har vi också skapat ett stort antal funktioner som gör det möjligt att skapa snygga presentationer på ett enkelt sätt. En bildbank ser till att användarna har rätt bilder, men också illustrationer och ikoner. Det finns en funktion för att infoga en animation samt specialfunktioner för färgpaletten samt innehållsförteckningar.

Startsida och innehållssida i SOS Alarms presentationsmall.En mycket funktion som sparar användarna enormt mycket tid är att SOS Alarm har ett galleri för färdiga sidor som användarna kan infoga i presentationerna. Dessa sidor är välarbetade och innehåller både bilder och text som hjälper användarna att skapa professionella presentationer. Många av sidorna har animationer eller videofilmer som ger extra tyngd åt presentationerna.

Olika innehållssidor i SOS Alarms presentationsmall.

Utöver ovan beskrivna funktioner för Word och PowerPoint har SOS Alarm en diagramfunktion för att styra diagrammens utseenden enligt den grafiska profilen. Diagrammen skapas i Excel och kan användas i exempelvis presentationerna och Worddokument.

Rabarber har skapat mallar för Word, Excel och PowerPoint åt EQT baserat på form från Bold. EQT skapar sina presentationer i både wideformat (16:9) och som liggande A4 för de tillfällen när presentationerna primärt ska skrivas ut. Eftersom presentationerna innehåller många diagram var det viktigt att kunna styra hur diagrammen såg ut i detalj, det vill säga inte bara gällande färger och typsnitt. Man ville också kunna kontrollera att diagrammen fick storlekar som exakt matchade den yta där de skulle infogas. Vidare ville EQT kunna kontrollera exakt var diagramrubriker hamnade och hur de var formaterade, samt hur axlar och stödlinjer såg ut.

En annan viktig detalj var att diagrammen skulle kunna skapas i olika färgskalor. Huvudfärgskalan är tonade orange diagram, men man ville också kunna styra så att de skapades i en tonad gråskala alternativt att man kunde använda samtliga primärfärger i EQT:s färgpalett. Det här säkerställde vi med det diagramverktyg som skapades.

Diagrammen har skapats med EQT:s diagramverktyg.

Utöver diagramfunktionalitet har EQT en presentationslösning som ger dem snabb access till viktiga baspresentationer. De har ett språkstöd som gör det enkelt för användarna att välja mellan tiotalet olika språk för rättstavning i presentationer. Lösningen innehåller en specialanpassad bildbank med utvalda bilder, som låter användarna välja mellan bilder som har anpassats för PowerPoint i ett bildgalleri, utan att behöva tänka på sådant som upplösning eller storlek på bilderna. Vidare har lösningen bland annat funktionalitet för innehållsförteckning i PowerPoint, funktioner för fotnötter samt märkning av sidor och egna gallerier för färger som gör att användarna inte riskerar att välja färger som inte är EQT:s egna färger.

Exempelsidor från EQT:s presentationslösning.

Rabarber tog fram mallar för Office i samband med att Södertälje kommun effektiviserade sitt sätt att arbeta med Officeprogrammen år 2013. När man 2019 bestämde sig för att göra om den grafiska profilen och också göra en översyn av mallarna fick vi åter uppdraget att hjälpa kommunen.

I samråd med Södertälje kommun och kommunikationsbyrån Ryter togs det fram mallar och verktyg för hela Officepaketet, dvs Word, Excel och PowerPoint.

I Word reviderades befintliga mallar för kontorsdokument, som brev, rapporter, tjänsteskrivelser och protokoll . Det togs också fram ett antal nya dokumentmallar för exempelvis yttranden och kallelser. Samtliga mallar är smarta mallar där användaren kan bland annat välja språk och styra vilken logotyp som infogas. Användaren väljer vilket kontor eller nämnd man tillhör i en listruta som styrs automatiskt av mallarna. Alla information infogas automatiskt i rätt positioner och sidhuvud och sidfötter skapas av mallarna.

Vill användaren ändra uppgifterna i efterhand görs det via en smart dialogruta.

Några exempel på Wordmallar som har skapats åt Södertälje kommun.

Förutom vanliga kontorsmallar för Word, skapade vi ett antal layoutmallar. Denna typ av mallar gör att användarna kan skapa foldrar och affischer direkt i Word. Genom att ha Wordmallar för den typen av dokument, kan vanliga användare enkelt skapa snygga trycksaker. Användarna bygger upp foldrarna och affischerna sida för sida och kan välja olika layout för de olika sidor som skapas. Kontakta gärna Rabarber för en demonstration av den här typen av mallar.

Foldermallar gör det möjligt att skapa broschyrer i olika format.

Kärnhuset har arbetat fram en ny grafisk profil åt Uppsalas ledande bostadsbolag, Uppsalahem. Rabarber fick det roliga uppdraget att utveckla Word- och PowerPoint-mallar utifrån Kärnhusets skisser. Resultatet blev ett gäng riktigt snygga Wordmallar för att skapa brev, informationsblad, trapphusinformation, blanketter, pressmeddelanden och rapporter. I den grafiska profilen fanns ett antal illustrationer och för att göra det enkelt för användarna att använda illustrationerna i kontorsdokument skapades en dynamisk bildbank. Bildbanken kan Uppsalahem själva fylla på allt eftersom nya illustrationer tas fram.

När LKAB:s grafiska profil gjordes om fick Rabarber uppdraget att utveckla Word- och PowerPoint-mallar åt koncernen. Vi tog bland annat fram mallar för brev, fax, utredningar, pressmeddelanden, meddelanden, protokoll och rapporter som skapas i Word. LKAB har kontor i flera länder och därför var de viktigt med en avancerad språkfunktion och en adressfunktion som skulle generera rätt sidfötter i mallarna. Språkfunktionen styr inte bara stavningskontroll utan språk på samtliga etiketter i mallarna, exempelvis i sidhuvudet och i adressen. Adressfunktionen gör det möjligt för användare på LKAB:s alla kontor att välja sin egen adress.

Rabarber har skapat lösningarna för Teracoms mallar i Word, Excel och PowerPoint. Vårt fokus var som vanligt att skapa användarvänliga och dynamiska mallar med smarta funktioner. Teracoms mallar har t ex adressfunktion, logotypefunktion och ett antal smarta funktioner för att infoga olika typer av grafiska designelement, välja mellan olika layouter för försättsblad etc. Det finns också funktioner för att hantera innehållsförteckningar, sätta på och stänga av rubriknumrering och arbeta med textformateringen. Mallarna har funktion för att styra säkerhetsklass/informationsklass.

I Teracoms rapportmall kan användaren välja mellan olika utseenden på försättsbladet.

Enköpings kommun har tagit fram ett snyggt manér för foldrar, affischer och andra trycksaker. Istället för att skapa den här typen av dokument i InDesign, ville de att vanliga användare skulle kunna sätta ihop trycksakerna direkt i Word. Det skulle vara enkelt att infoga bilder och att jobba med den framtagna färgpaletten. Bilder och färger skulle förstås bli rätt!

Rabarbers uppdrag innefattade en överföring av den framtagna layouten till Word. I Wordmallarna såg en logotypfunktion till att samtliga enheter inom kommunen skulle kunna använda samma mallar. Vi skapade programmerade lösningar för en bildbank så att användarna enkelt fick tillgång till rätt bilder i rätt storlek och upplösning. Vi utvecklade också en färgfunktion som tillgängliggjorde Enköpings kommuns färgpalett samt en funktion som gjorde det möjligt att infoga olika layouter från en ”palett” för att på så sätt bygga upp flersidiga foldrar, en sida i taget.